Im Dezember ist es wieder so weit. Dann veranstalten zahlreiche Firmen, Vereine und Bildungseinrichtungen ihre Weihnachtsfeiern in Ansbach und Umgebung.

Auch so mancher Event-Planer hat seine Finger im Spiel und bietet exklusive Veranstaltungen mit funkelnder und glitzernder Deko, jeder Menge Glühwein, festlicher Weihnachtsmusik und leckeren Plätzchen.

Die digitale Gästeliste

Während manche Feiern eher beschaulich sind und einem geselligen Zusammenkommen gleichen, geht bei anderen auf dem Dancefloor richtig die Post ab. Vor allem bei größeren Partys ist es gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten und nur die Gäste hineinzulassen, die auch wirklich geladen worden sind. Veranstalter, die eine Weihnachtsfeier planen, müssen dafür schon längst nicht mehr zu Papier und Stift zu greifen. Stattdessen können sie heutzutage einfach eine digitale Gästeliste verwenden. Damit zeigen sie nicht nur, dass sie modern sind und mit der Zeit gehen, sie verringern auch die Fehleranfälligkeit und machen es für Gäste und Türsteher einfacher. Der Papierkram entfällt, die Gäste müssen nur einen QR-Code vorzeigen und keine Tickets ausdrucken. Außerdem macht der Scanner in der Regel keine Zuordnungsfehler.

Eine passende App und ein Tablet reichen aus

Sowohl im Google Play Store als auch im App-Store von Apple gibt es Apps mit Gästelisten-Funktion, die unter anderem das Erstellen von QR-Codes ermöglichen. Es muss also nicht erst eine eigene Software entworfen werden. iOS-Nutzer können die App Sweap verwenden. Dort ist das Einchecken eines Gastes per QR-Code oder auf manuellem Wege möglich. Die Türsteher können also am Einlass das Scannen der Tickets übernehmen und so ohne großen Aufwand feststellen, ob die Gäste eine Zugangsberechtigung haben. Dafür müssen nicht einmal gesonderte Scanner besorgt werden. Stattdessen kann die Kamera des Tablets verwendet werden, um die QR-Codes einzulesen. Veranstalter sollten dabei die DSGVO im Auge behalten.

Eigenständige Anmeldung durch die Gäste

Bei Veranstaltungen, die etwas offener sind und die Gäste nicht unbedingt an einer Einlasskontrolle vorbeimüssen, kann auch eine eigenständige Anmeldung erfolgen. Dafür kann der Veranstalter direkt mehrere Tablets im Foyer montieren. Am besten lässt er die Android-Geräte oder iPads gut sichtbar an der Wand aufhängen, sodass jeder Gast darauf Zugriff hat. Durch das manuelle Einloggen beziehungsweise Anmelden, weiß der Veranstalter, wann alle Gäste vor Ort sind und wann es mit dem Abendprogramm losgehen kann. Wenn ab einem bestimmten Zeitpunkt keine Gäste mehr zu erwarten sind, weiß er genau, wie viele Menschen vor Ort sind und kann entsprechend darauf reagieren. Damit keines der Tablets verloren geht, sollte eine Wandhalterung mit Diebstahlsicherung gewählt werden.

Weitere Vorteile der digitalen Gästeliste

Das Beispiel der papierfreien Gästeliste zeigt, welche Vorteile die Digitalisierung in Ansbach mit sich bringt, denn Veranstalter profitieren nicht nur von einem vereinfachten Einlass. Auch die Vorplanung wird mit der digitalen Gästeliste übersichtlicher. Zum Beispiel lässt sich bei manchen Programmen eine Dublettenprüfung durchführen, sodass einzelne Teilnehmer nicht mehrfach in der Liste auftauchen. Das bedeutet zwar, dass oft an sie gedacht wurde, führt aber auch dazu, dass die berechnete Personenzahl für das Event fehlerhaft ist. Außerdem lässt sich vorab ein Gästelimit festlegen. Sind die Tickets für die Weihnachtsfeier extrem begehrt, kann eine Warteliste eingerichtet werden. Wer sich darauf befindet, rutscht automatisch in die Gästeliste, wenn andere absagen. Die digitale Verwaltung der Gäste verringert also den Aufwand für den Veranstalter und erspart ihm viele manuelle Arbeitsschritte.

„Der Artikel entstand in Zusammenarbeit mit der externen Redakteurin Diana Mauerhöfer.“