Bessere Teamorganisation: Wie Unternehmen Abwesenheiten clever koordinieren

Mit dem Team steht und fällt alles. Daher will gerade das Team im Unternehmen gut organisiert sein. Wie Unternehmen Abwesenheiten besser koordinieren können und wie sich ein Team effizienter gestalten lässt, zeigt dieser Artikel.

Abwesenheitsmanagement: Darum ist es für Unternehmen so wichtig

Die Mitarbeiter kommen morgens ins Büro und ein Teil der Belegschaft fehlt. Nun gut, man könnte jetzt meinen, dass sie sich einfach verspäten. Es wird also gewartet. Und weiter gewartet. Bis man zu der Erkenntnis kommt: Einige Teammitglieder kommen heute gar nicht ins Office. Und das gerade heute, wo eine so wichtige Sache besprochen werden sollte!

Hier hat wohl jemand vergessen, seine Abwesenheit auf Microsoft Teams einzustellen. Oder aber die Möglichkeit dafür war gar nicht vorhanden. Fakt ist: In vielen Unternehmen gibt es kein richtiges Abwesenheitsmanagement. Und das kann sich negativ auf das gesamte Team auswirken.

Denn obwohl vielleicht eine Krankmeldung beim Chef eingegangen ist oder die Urlaubsplanung in Absprache mit dem Vorgesetzten vorgenommen wurde – viele Kollegen werden darüber nicht informiert. Doch gerade dann, wenn man gemeinsam an einem Projekt arbeitet und auf andere Teammitglieder angewiesen ist, kann das große Nachteile nach sich ziehen.

Zum einen ist da der Frust. Nicht selten sind Mitarbeiter von der Abwesenheit ihrer Kollegen genervt. Nicht etwa, weil sie ihnen den Urlaub nicht gönnen – vielmehr deshalb, weil sie nichts davon wussten.

Zum anderen kann die Arbeit nur dann besser auf das Team verteilt werden, wenn die Abwesenheiten jedem bekannt sind. So muss niemand überraschend Mehrarbeit leisten, sondern ist auf das Fehlen seiner Kollegen vorbereitet.

Welche Möglichkeiten für ein Abwesenheitsmanagement gibt es?

Damit der Teamgeist erhalten bleibt und Mitarbeiter nicht frustriert sind, was sich unweigerlich auf die Produktivität auswirkt, sollten Unternehmen auf ein kluges System setzen: Ein Abwesenheitsmanagement ist gefragt.

Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten. Manche hängen einfach im Büro einen großen Kalender auf, in den jeder seine Termine und Abwesenheiten eintragen kann. Zur verbesserten Übersicht erhält jeder eine eigene Farbe. So weiß man auf einen Blick, wer wann anwesend ist und wer nicht.

Neben analogen Möglichkeiten, die mehr Aufwand und Material erfordern, gibt es selbstverständlich inzwischen auch hierfür digitale Lösungen. Abwesenheitsmanagements werden von vielen Firmen angeboten und überzeugen mit einer Reihe an Vorteilen:

• Es entsteht eine optimale Übersicht.
• Abwesenheiten lassen sich von überall aus einsehen – ideal für Remote-Arbeitskräfte.
• Das Eintragen der eigenen Abwesenheiten geht schnell und einfach.

Auf diese Weise lässt sich das Team wesentlich besser planen. Die Produktivität und Effizienz des Teams steigen und auch die Atmosphäre verbessert sich. So profitiert jeder von einem Abwesenheitsmanagement.

Tipps für die Umsetzung eines Abwesenheitsmanagements

In Zeiten der Digitalisierung gibt es immer mehr praktische Tools und Softwareprodukte für Unternehmen. Ein Abwesenheitsmanagement ist eines davon. Auf diese Weise werden Unternehmen wesentlich effizienter und können gleichzeitig zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Da es jedoch so viele Anbieter gibt, fällt die Wahl oft schwer. Wie finden Firmen daher die geeignete Plattform für ihren Bedarf? Dazu sollten Sie einiges berücksichtigen.

• Flexibilität: Gute Tools passen sich an das Unternehmen und seinen Bedarf an – nicht andersherum. Daher ist es das A und O, sich für ein Abwesenheitsmanagement zu entscheiden, das sich an die individuellen Bedürfnisse und die unternehmenseigenen Prozesse anpassen lässt.
• Umfang: Der Umfang eines Abwesenheitsmanagements sollte ebenfalls zum Unternehmen passen. Wenn im Unternehmen viele Mitarbeiter tätig sind, das Tool aber nicht darauf ausgelegt ist, nützt es am Ende des Tages niemandem. Genauso unpraktisch ist eine Software, die zu umfangreich ist, obwohl das Team nur aus wenigen Personen besteht.
• Kompatibilität: Auch wenn heute technisch vieles möglich ist, sind doch nicht alle Systeme miteinander kompatibel. Damit Unternehmen wirklich von einem Abwesenheitsmanagement profitieren können, muss das Tool in die bestehende Infrastruktur passen.

Selbstverständlich ist es auch wichtig, dass Faktoren wie das Budget passen. Liegt ein Tool über dem Budget der Firma, wird es nicht langfristig genutzt werden. Jedoch sollte die Devise gelten, nicht am falschen Ende zu sparen. Tools stellen – sinnvoll eingesetzt – eine erhebliche Erleichterung dar und sorgen damit früher oder später zu einer Kostenersparnis oder einer Umsatzsteigerung.

Fazit

Planung und Organisation sind das A und O. Praktische Tools helfen Unternehmen dabei, Abwesenheiten clever zu koordinieren. Schon kleine Änderungen können Großes bewirken. So wird das Team insgesamt effizienter und die Unternehmensziele werden erreicht.

Quelle: Sunset Digital GmbH